OA办公系统开发需求规划容易出现的问题

发布时间:2022-04-12 浏览次数:242

      OA办公系统需求规划与实施推广是用户的必修课,企业OA办公系统信息化不等同于简单的产品购买和使用,需要结合单位的实际管理并经过实施服务才能落地。用户单位OA负责人需要具备一定的信息化经验,需要在了解OA开发作用的前提下,合理规划需求并选择适合自身需要的OA办公系统产品和厂商,需要组织协调好内部OA系统的实施推广,并协调好OA办公系统开发公司保障后续技术支持服务,整体上OA办公系统用户单位需要做好以下系列工作:

      1、结合自身的情况,熟悉OA办公系统开发的作用和应用范围;

      2、梳理内部的需求和流程,确定OA办公系统开发实施的目标和范围;

      3、选择符合自身要求的OA办公系统开发产品和OA厂商;

      4、配合OA办公系统开发公司进行开发实施;

      5、组织并协调好各部门人员,做到有计划、有步骤的培训和推广。

      从以上可以看出,用户OA办公系统开发实施效果的好坏自身经验是关键,其中OA办公系统开发需求规划是首当其冲的,一些用户单位在需求规划中容易出现以下三个方面的问题:
OA办公系统

      一、OA开发需求功能很简单

      问题原因:自身缺乏OA办公系统信息化经验,不是很了解OA办公系统开发的作用

一些中小企业用户对OA办公系统不是很了解,OA办公系统开发功能和需求规划的时候往往过于简单,如:只使用oa发布信息和通知公告、沟通,文件资料的存储,单位很少使用PC电脑却没有考虑移动办公需求等,这样最终必然导致OA办公系统开发效果不好,让OA办公系统变得可有可无。

      一个单位的内部管理涉及众多的人员和事务,作为解决内部管理的oa办公系统开发有其作用的范围,典型的包括沟通、审批、协作、文档资料、人事、行政、考勤、客户、销售、采购、公文收发、业务集成,以及移动办公方面的应用等等,过于简单的需求会导致使用OA的价值和发挥的作用不大。

      二、OA办公系统开发需求过于复杂或宽泛

      问题原因:贪大求全,需求没有边界和重点,实际上没有任何一个OA办公系统能解决企业的所有管理上的问题,功能需求太多,OA办公系统实施的周期长、风险大,造成了企业自身成本和资源的浪费,单位OA办公系统的具体使用者很难在短时间内熟悉和掌握,给OA办公系统实施带来了诸多的困难。

      对OA办公系统需求可以整体规划但可以分步实施,在实际应用中进行合理的取舍,对于不清晰的需求可以暂缓实施,对于复杂多变的需求,可以选择扩展性和二次开发能力强的平台型OA办公系统开发产品,以保障OA开发后续的不断深入应用,需要避免以下问题:

      (1) 将其他需求过多融入OA办公系统中,如:ERP的需求、企业的业务管理系统等;

      (2) 尽量避免不必要的、大量的定制开发,尤其是市面上已经有类似产品的业务系统需求开发;

      (3) 系统的集成开发必须是条件允许、技术上可行的;

      对于前期需求不是很清晰,或需求变化和调整大的,平台型OA是有着个性化需求用户单位的不二选择。

      三、OA办公系统开发需求没有结合自身特点

      问题原因:OA办公系统负责人不了解自身单位的情况,无法做到和实际需要相结合

      不同行业和单位的管理模式千差万别,融入自身管理特点和优势是必须的,任何通用的OA办公系统功能或者适合别人的功能但并不一定适合自身。好的OA办公系统功能应该是紧密围绕企业管理上的特点和优势,这样的OA系统通常表现出“通用性”和“个性化”两大特点,在通用化的基础上融入个性化需求,让OA开发的实用性更高。

      目前市面上有众多的OA办公系统开发产品,有付费的也免费的,用户好像可选择的产品非常多,功能上也给人感觉都“差不多”,但很多产品只适合要求不高的简单使用,很多OA办公系统产品缺乏平台化的技术架构和个性化的服务能力,有的虽然可以提供项目模式的定制开发服务,但高昂的服务代价是大多数中小企业所无法承受的。平台型OA办公系统具有良好的技术架构,良好的扩展性、集成性和二次开发能力,大大降低了OA办公系统开发和维护的技术难度,是有着个性化需求用户单位的不二选择。

      OA办公系统开发实施不是一个单纯的产品购买和技术服务的问题,OA办公系统开发的实施推广不仅仅是对厂商的要求,更需要的是用户单位具备一定的组织实施能力,需要用户单位有一定的信息化经验,OA办公系统开发需求的规划和管理能力,需要单位的制度配合落地和后续的执行力保障。

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